So richten Sie FileCenter Automate Professional Plus 12 richtig ein: Schritt-für-Schritt Guide

99,70% von 59.589 Nutzern sind von FileCenter Automate Professional Plus 12 begeistert - und das aus gutem Grund.

Tatsächlich revolutioniert diese Dokumentenmanagement-Software die Art und Weise, wie Büroaufgaben erledigt werden. Mit der Fähigkeit, Dateien automatisch zu konvertieren, zu benennen und zu verarbeiten, eliminiert FileCenter Automate die zeitraubende manuelle Dokumentenverarbeitung.

Darüber hinaus wurde die Software speziell für nicht-technische Benutzer entwickelt. Anders als bei vergleichbaren Lösungen benötigen Unternehmen keine teuren Berater für die Einrichtung.

In diesem Schritt-für-Schritt-Guide erfahren Sie, wie Sie FileCenter Automate Professional Plus 12 optimal einrichten und seine leistungsstarken Funktionen voll ausschöpfen können.

Erste Schritte mit FileCenter Professional Plus

Die Installation von FileCenter Professional Plus 12 gestaltet sich unkompliziert. Zunächst lädt der Benutzer die Setup-Datei herunter und führt diese aus.

Für zusätzliche Sicherheit bietet FileCenter 12 eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Diese funktioniert mit gängigen Authenticator-Apps wie Microsoft Authenticator, Google Authenticator oder Authy. Die Einrichtung erfolgt über Einstellungen > Sicherheit > Einmalpasswort aus Authenticator-App verwenden.

Darüber hinaus ermöglicht FileCenter eine individuelle Anpassung der Benutzeroberfläche. Benutzer können zwischen hellem und dunklem Design wählen sowie Farben für Registerkarten und Werkzeugleisten individuell einstellen. Diese Anpassungen werden über die Registerkarte Start vorgenommen.

Anschließend lässt sich FileCenter nahtlos mit verschiedenen Cloud-Diensten verbinden. Die Software unterstützt Google Drive, OneDrive und Dropbox, wodurch Dokumente sowohl lokal als auch in der Cloud verfügbar sind.

Dabei überzeugt die Software durch ihre benutzerfreundliche Oberfläche. Die übersichtliche Struktur ermöglicht es Benutzern, Dateien effizient zu organisieren, zu verschieben und umzubenennen. Mit der integrierten Ordnervorlagen-Funktion können wiederkehrende Strukturen für das gesamte Team erstellt werden.

Dokumentenverarbeitung automatisieren

FileCenter Automate Professional Plus 12 verwandelt den Windows-Desktop in eine leistungsstarke Dokumentenverarbeitungsmaschine. Dabei automatisiert die Software die am häufigsten wiederkehrenden Büroaufgaben durch intelligente Dokumentenverarbeitung.

Die Software bietet fortschrittliche Funktionen zur automatischen Dokumententrennung. Benutzer können Stapel von Dokumenten durch verschiedene Methoden separieren:

• Deckblatt-Trennseiten

• Barcode-Erkennung

• Intelligente Regeln

• Feste Seitenintervalle

Darüber hinaus ermöglicht FileCenter Automate die automatische Weiterleitung von Dokumenten basierend auf deren Inhalt. Die Software extrahiert Textinformationen aus gescannten Dokumenten und verwendet diese für die dynamische Dateibenennung. Zusätzlich können Rechnungen anhand von Kundennamen gespeichert und Korrespondenz automatisch in die richtigen Kundenordner einsortiert werden.

Die Software verfügt über zwei leistungsstarke OCR-Engines: Tesseract und ReadIris. Diese wandeln gescannte Dokumente in durchsuchbare PDFs um, wobei der erkannte Text unsichtbar im resultierenden PDF-Dokument hinterlegt wird. Außerdem können OCR-Vorgänge außerhalb der Geschäftszeiten geplant werden.

FileCenter Automate unterstützt auch die Massenkonvertierung vorhandener Dateien. Die Software überwacht Netzwerkscanner oder Ordner auf neue Dateien und durchsucht Verzeichnisbäume nach zu konvertierenden Dokumenten. Dabei können mehrere Dokumente gleichzeitig verarbeitet werden, ohne tägliche Seitenlimitierung.

Fortgeschrittene Funktionen nutzen

Die fortgeschrittenen Funktionen von FileCenter Automate Professional Plus 12 ermöglichen eine flexible Anpassung an komplexe Dokumentenmanagement-Anforderungen. Die Software unterstützt verschiedene Cloud-Dienste wie Google Drive, OneDrive und Dropbox, wodurch Dokumente sowohl lokal als auch in der Cloud verfügbar sind .

Besonders bemerkenswert sind die erweiterten OCR-Funktionen. Die Software enthält zwei leistungsstarke OCR-Engines: Tesseract und ReadIris . Diese Kombination gewährleistet eine präzise Texterkennung bei der Umwandlung von Dokumenten in durchsuchbare PDFs. Außerdem können OCR-Vorgänge außerhalb der Geschäftszeiten geplant werden, um die Systemressourcen optimal zu nutzen .

Die Software bietet folgende fortgeschrittene Konvertierungsfunktionen:

• Flexible Konvertierungsaufträge mit dynamischer Dateibenennung

• Massenkonvertierung vorhandener Dateien direkt vor Ort

• Konvertierung von PDFs zurück in andere Formate

• Gleichzeitige Verarbeitung mehrerer Dokumente ohne tägliche Seitenbegrenzung

Darüber hinaus verfügt FileCenter über eine ausgefeilte Netzwerkscanner-Integration. Die Software überwacht automatisch Netzwerkscanner oder bestimmte Ordner auf neue Dateien . Zusätzlich durchsucht sie Verzeichnisbäume systematisch nach zu konvertierenden Dokumenten .

Ein weiteres Highlight ist die Barcode-Unterstützung für die automatische Dokumententrennung . Die Software kann als Windows-Dienst ausgeführt werden, wodurch eine kontinuierliche Verarbeitung im Hintergrund gewährleistet ist .

Die dynamische Dateibenennung erfolgt intelligent basierend auf dem Dokumenteninhalt . Dabei können Dokumente automatisch anhand ihres Inhalts getrennt und weitergeleitet werden, was besonders bei großen Dokumentenmengen Zeit spart .

Systemanforderungen

• Betriebssystem: Windows 11, 10, 8.1, 8, 7 (64-bit empfohlen)
• Prozessor: Intel oder AMD, 2 GHz oder schneller
• Arbeitsspeicher: Mindestens 4 GB RAM
• Festplattenspeicher: 2 GB freier Speicherplatz
• Zusätzliche Anforderungen: Internetverbindung für Updates und Cloud-Synchronisation