Immobilien-Software 2025: Was erfolgreiche Makler anders machen

Der PropTech-Markt wird bis 2032 auf 133,05 Milliarden US-Dollar anwachsen, während Immobilien-Software die Branche grundlegend verändert. Prozesse, die früher mehrere Wochen in Anspruch nahmen, lassen sich heute innerhalb weniger Minuten abwickeln.

Insbesondere die Entwicklung künstlicher Intelligenz treibt diese Transformation voran - nicht ohne Grund richten sich 70% aller PropTech-Transaktionen an KI-Startups. Erfolgreiche Makler nutzen diese technologischen Möglichkeiten bereits, um Entscheidungen nicht mehr nur auf Erfahrung, sondern auch auf Basis konkreter Daten zu treffen.

Dieser Leitfaden zeigt, wie zukunftsorientierte Immobilienmakler moderne Software einsetzen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren - von der digitalen Kundenakquise über virtuelle Besichtigungen bis hin zur automatisierten Nachbetreuung.

Digitale Kundenakquise mit moderner Immobilien-Software

Die moderne Kundenakquise im Immobilienbereich hat sich grundlegend gewandelt. Während früher persönliche Netzwerke dominierten, setzen erfolgreiche Makler heute auf digitale Werkzeuge, um Interessenten zu gewinnen und zu qualifizieren.

CRM-Systeme für Immobilienmakler

Customer-Relationship-Management-Systeme sind für zeitgemäße Immobilienmakler unverzichtbar geworden. Ein auf die Immobilienbranche zugeschnittenes CRM dient als zentrale Plattform zur Verwaltung sämtlicher Kundenbeziehungen. Diese Systeme ermöglichen das Erfassen, Speichern und Aktualisieren von Kunden- und Immobilieninformationen in digitaler Form. Zudem lassen sich Verkaufspipelines überwachen und Geschäftsabschlüsse effizient verfolgen.

Besonders wertvoll: Mit einer CRM-Software können Immobilienmakler ihre Leads aus allen Kanälen – ob E-Mail, Telefon, SMS oder soziale Medien – auf einer einzigen Plattform bündeln, sodass kein potenzieller Kunde übersehen wird. Moderne Systeme bieten außerdem automatisierte Kampagnen, um Kunden über neue Immobilien und Dienstleistungen zu informieren.

Automatisierte Lead-Generierung und -Qualifizierung

Die zeitgleiche Bearbeitung mehrerer Leads auf verschiedenen Plattformen stellt eine Herausforderung dar. Hier setzt die automatisierte Lead-Generierung an. Tools wie LeadGen ermöglichen es Maklern, potenzielle Kunden über verschiedene Kanäle zu identifizieren und anzusprechen.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist dabei die Integration von Lead-Magneten – wertvolle Angebote wie kostenlose Immobilienbewertungen, die im Austausch für Kontaktdaten bereitgestellt werden. Diese Strategie überbrückt die Lücke zwischen dem bloßen Bewusstsein für ein Maklerunternehmen und dem Aufbau von Vertrauen.

Die Qualifizierung von Leads spart Zeit und Geld, da nicht mit jedem potenziellen Kunden telefoniert werden muss. Mehrstufige Webformulare helfen dabei, relevante Informationen zu sammeln und Interessenten nach Kaufbereitschaft zu kategorisieren.

Datengestützte Zielgruppenanalyse

In Zeiten rückläufiger Nachfrage auf dem Immobilienmarkt wird eine präzise Zielgruppenanalyse zum Wettbewerbsvorteil. Erfolgreiche Makler analysieren Daten, um Verkaufs- und Kaufmuster zu erkennen und genaue Preisvorhersagen zu treffen.

Immobilienmakler können durch datengestützte Erkenntnisse fundiertere Empfehlungen aussprechen, was ihre Glaubwürdigkeit erhöht. Die Analyse von Kaufpräferenzen, Budgets und Engagement-Indikatoren wie Hypothekenvorabgenehmigungen oder Kreditwürdigkeit liefert wertvolle Einblicke.

Eine erfolgreiche Marketingstrategie basiert auf präzisen Kenntnissen über die Zielgruppe. Entscheidende Fragen dabei: Wer könnte an einer bestimmten Immobilie interessiert sein? Was ist der Zielgruppe wichtig? Wie informiert sie sich? Welche Medien nutzt sie? Die daraus gewonnenen Erkenntnisse ermöglichen maßgeschneiderte Marketingmaßnahmen, die genau auf die Bedürfnisse potenzieller Käufer oder Mieter zugeschnitten sind.

Immobilienpräsentation der Zukunft

Die Art, wie Immobilien präsentiert werden, hat sich durch neue Technologien fundamental verändert. Erfolgreiche Makler setzen heute auf digitale Lösungen, die potenzielle Käufer begeistern, noch bevor diese die Immobilie physisch betreten haben.

Virtuelle Besichtigungen und 3D-Modelle

Virtuelle Besichtigungen ermöglichen es Interessenten, Immobilien von überall aus zu erkunden, ohne physisch vor Ort sein zu müssen. Diese Technologie schafft einen digitalen Zwilling der Räumlichkeiten, in dem sich Betrachter frei bewegen und in 360°-Ansichten umschauen können. Mit maßstabsgetreuen 3D-Modellen bekommen Interessenten schnell einen Einblick in die Infrastruktur und können die Immobilie aus jeder gewünschten Perspektive betrachten. Insbesondere bei hochwertigen Objekten über 450.000 EUR reduziert diese Technologie den Besichtigungstourismus erheblich. Zudem bietet die Einbindung von 3D-Modellen auf Websites, per E-Mail oder als Augmented Reality-Projektion völlig neue Vermarktungsmöglichkeiten.

KI-gestützte Objektbeschreibungen

Künstliche Intelligenz revolutioniert die Objektbeschreibung in der Immobilienbranche. Moderne Immobilien-Software wie immoprofessional! generiert perfekte Objektbeschreibungen automatisch und übersetzt Web-Exposés in verschiedene Sprachen. Makler können zwischen verschiedenen Anbietern wie Proform, onOffice AI-Writer oder viele.immobilien wählen. Ein besonderer Vorteil: Die Auswahl einzelner Textbereiche wie Lage, Ausstattung und weitere Beschreibungen lässt sich individuell anpassen. Allerdings bleibt das Gegenlesen von KI-generierten Texten eine sinnvolle Praxis.

Mobile Lösungen für unterwegs

Die fortschreitende Digitalisierung und die Weiterentwicklung mobiler Endgeräte verändern auch die Arbeitsweise von Immobilienmaklern grundlegend. Mit speziellen Apps können wichtige Aufgaben direkt vor Ort mit Smartphone oder Tablet erledigt werden. Die easysquare Professional App beispielsweise erleichtert Vor-Ort-Begehungen, Schadenserfassungen und den Mieterwechsel. Darüber hinaus bietet Propstack eine zuverlässige App, mit der Makler unterwegs, im Termin oder auf der Baustelle auf wichtige CRM-Funktionen zugreifen können. Immobilien, Kontakte, E-Mails und Angebote synchronisieren sich dabei automatisch mit dem System.

Haufe Immobilien Software für optimale Präsentation

Die Haufe Immobilien Software unterstützt Unternehmen dabei, die Chancen der digitalen Transformation optimal zu nutzen. Für die Immobilienwirtschaft eröffnet dies großes Wertschöpfungspotenzial durch neue Wege der Interaktion und Datennutzung. Experten empfehlen, eine "digitale Agenda" zu erstellen, die strategische Fragen für die nächsten drei bis fünf Jahre beantwortet. Der Digital Guide Real Estate von Haufe bietet wertvolle Einordnungen und Vergleiche verschiedener Anbieter im immobilienwirtschaftlichen Markt. Besonders die Integration künstlicher Intelligenz macht die Digitalisierung für Investoren, Projektentwickler und Property Manager zukunftsfähig.

Transaktionsmanagement und Vertragsabwicklung

Effiziente Transaktionsabwicklung bildet das Rückgrat erfolgreicher Immobiliengeschäfte im digitalen Zeitalter. Der Austausch wichtiger Unterlagen und Verträge, der früher wochenlang dauerte, erfolgt heute innerhalb weniger Minuten.

Digitale Signaturen und Dokumentenmanagement

Elektronische Signaturen revolutionieren die Vertragsabwicklung in der Immobilienbranche. Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Arten von elektronischen Signaturen: die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Besonders relevant: Die QES ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und kann somit das Schriftformerfordernis bei langfristigen Gewerbe-Mietverträgen (§ 550 BGB) erfüllen.

Mit digitalen Signaturen beschleunigen Makler ihren Vermietungsprozess erheblich und ermöglichen eine ortsunabhängige Unterzeichnung in Sekundenschnelle. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt zudem für die zentrale Speicherung aller wichtigen Unterlagen und gewährleistet durch Zugriffsbeschränkungen den Datenschutz für Mandanten und Kunden.

Blockchain-Technologie für sichere Transaktionen

Die Blockchain-Technologie bietet als dezentrales Hauptbuch völlig neue Möglichkeiten für sichere Immobilientransaktionen. Nach einer Transaktion können die aufgezeichneten Daten nicht mehr verändert werden, was höchste Transparenz gewährleistet.

Mit Smart Contracts lassen sich Miet- und Kaufverträge über Blockchain gestalten, wodurch Prozesse transparent, schneller und kostengünstiger abgewickelt werden können. Darüber hinaus ermöglicht die Technologie die "Tokenisierung" von Immobilien – einzelne Wertteile einer Immobilie können digital verkauft werden, was die Hürden für Immobilieninvestitionen senkt.

Immobilien Software Verwaltung für reibungslose Abläufe

Moderne Immobilien-Software verknüpft alle Aspekte der Transaktion. Spezialisierte Lösungen kombinieren CRM, Lead-Management und Transaktionsworkflows mit E-Signaturen in einer nutzerfreundlichen All-in-one-Lösung.

Besonders effizient: Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Dokumente sofort richtig zugeordnet, bearbeitet und archiviert werden. Die intelligente Suchfunktion in DMS-Lösungen ermöglicht es, benötigte Unterlagen in Sekunden zu finden, während die revisionssichere Archivierung eine rechtskonforme Speicherung gewährleistet.

Ein zukunftsweisender Ansatz ist das zentral betriebene IT-Portal "eNoVA" (Elektronischer Notariat-Verwaltung-Austausch), über das Notariate mit Verwaltungsstellen digital kommunizieren können. Dabei werden Vertragsdaten strukturiert bereitgestellt und die für das Grundbuch erforderliche öffentliche Form durch die qualifizierte elektronische Signatur mit beigefügtem Amtsattribut erfüllt.

Kundenbindung durch intelligente Nachbetreuung

Nach erfolgreichem Abschluss eines Immobiliengeschäfts beginnt für führende Makler erst die eigentliche Kundenbeziehung. Langfristige Kundenbindung durch intelligente Nachbetreuung bildet den Grundstein für Empfehlungen und zukünftige Geschäfte.

Automatisierte Follow-ups und Erinnerungen

Moderne Immobilien-Software ermöglicht systematische Nachbetreuung ohne Mehraufwand. CRM-Systeme automatisieren Erinnerungen und Follow-ups, sodass kein Kundenkontakt in Vergessenheit gerät. Besonders effektiv: Push-Benachrichtigungen bei eingehenden Anrufen, E-Mails und geöffneten Exposés sorgen für zeitnahe Reaktionen. Führende CRM-Lösungen synchronisieren zudem Telefonnummern und E-Mail-Adressen mit MS 365, um eine nahtlose Kommunikation zu gewährleisten.

Erfolgreiche Immobilienprofis nutzen automatisierte Workflows für:

• Regelmäßige Erinnerungen an frühere Kontakte für neue Immobilienbewertungen

• Systematische Nachverfolgung von Interessenten durch automatisierte Sales-Pipelines

• Zeitnahe Terminbestätigungen und Besichtigungserinnerungen per E-Mail oder SMS

Darüber hinaus setzen viele Makler auf KI-gesteuerte Telefonassistenten und Chatbots, die rund um die Uhr verfügbar sind und so den Kundenservice erheblich verbessern.

Personalisierte Kommunikation durch Datenanalyse

Die intelligente Analyse von Kundendaten bildet die Grundlage für maßgeschneiderte Kommunikation. Erfolgreiche Immobilienunternehmen nutzen Data-Mining, um Kundenprofile zu erstellen und zukünftige Bedürfnisse vorherzusagen. Dies ermöglicht es, Angebote proaktiv anzupassen, noch bevor Kunden selbst aktiv werden.

Besonders wirkungsvoll ist die Integration verschiedener Kommunikationskanäle: E-Mail, soziale Medien, Messaging-Apps und Webportale bieten ein einheitliches Kundenerlebnis ohne Informationsverlust. Personalisierte E-Mail-Kampagnen auf Basis gesammelter Daten wecken mit hoher Wahrscheinlichkeit das Interesse des Empfängers.

Zudem verbessert die Analyse von Markttrends und Kundenwünschen durch KI den langfristigen Kundendialog erheblich. Immobilienunternehmen, die diese datengestützten Erkenntnisse nutzen, steigern nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch ihr Verkaufsvolumen.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Kombination aus Technologie und menschlicher Komponente – digitale Kommunikationsstrategien müssen beide Aspekte vereinen, um langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen.

Systemanforderungen

Bei der Auswahl moderner Immobilien-Software bilden technische Voraussetzungen das Fundament für zuverlässige Geschäftsprozesse. Die richtige Hardwareausstattung entscheidet maßgeblich über Geschwindigkeit und Effizienz im täglichen Einsatz.

Für leistungsfähige Immobilien-Software benötigen Makler grundsätzlich aktuelle Betriebssysteme. Die meisten Programme laufen optimal auf 64-Bit-Systemen mit Windows 10 oder 11 mit aktuellem Featurerelease. 

Hinsichtlich der Hardware sollten moderne Rechner mindestens folgende Spezifikationen aufweisen:

• Prozessor: 2,0 GHz oder schneller (Intel® oder AMD®)

• Arbeitsspeicher: mindestens 4 GB RAM (bei komplexen 3D-Anwendungen empfehlenswert: 8 GB oder mehr)

• Festplattenspeicher: 3-10 GB freier Speicherplatz

• Bildschirmauflösung: mindestens 1280 x 800 Pixel

Zudem ist ein zuverlässiger Internetzugang unverzichtbar – nicht nur für Cloud-Lösungen, sondern auch für Produktaktivierung, ELSTER-Anbindung und regelmäßige Updates.

Für Immobilienbüros mit mehreren Arbeitsplätzen empfiehlt sich darüber hinaus ein leistungsfähiger Server mit Virtualisierungstechnik. Diese Lösung kann nicht nur die Performance deutlich erhöhen, sondern leistet gleichzeitig einen Beitrag zur Energieeinsparung.

Bei der Softwareauswahl ist außerdem die Kompatibilität mit bereits vorhandenen Systemen zu beachten. Moderne Immobilien-Software sollte sich problemlos in bestehende IT-Landschaften integrieren lassen, ohne dass Medienbrüche entstehen. Besonders wichtig: Die nahtlose Anbindung an vorhandene ERP-Systeme sowie die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu gängigen Drittanwendungen.

Angesichts steigender Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit müssen zudem die gesetzlichen Vorgaben wie DSGVO und GoBD berücksichtigt werden. Bei digitaler Dokumentenverwaltung ist insbesondere auf Revisionssicherheit und rechtskonforme Archivierung zu achten.

Eine benutzerfreundliche Oberfläche mit übersichtlichen Dashboards erleichtert schließlich die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und steigert die Akzeptanz im Team.

Sprache: Englisch